ギンガクという事業は、運営体制もちょっと変わっている事業です。

いわゆるプロのコーディネーターやディレクターといった肩書の人物はおらず、実行委員長ら西和賀町民と、合宿参加者として作品制作もおこなう町外の学生・若者たちによって事業の運営がなされています。

ギンガクの運営には、町内外問わず、基本的に誰でも参加することができます。

① 運営スタッフになるための条件

 １．こだわりをもって取り組めること

 ２．SkypeやLINE等で連絡がとれること

ギンガクの運営に関わるための条件は、今のところたった2つしかありません。もちろん専門的な知識や経験があったり、人脈を持っていたり、あるいは作家として優れていたりすれば、それは大きなプラスアルファです。しかし、それらはあくまでプラスアルファであって、最低限の条件は何かといわれたら、ひとまず上記の2つを満たしていれば大丈夫です。あとはメールフォームからお気軽にご連絡ください。

つまり、ギンガクの運営に関わることは、とても簡単なことなのです。

② 主な仕事は、企画・広報・参加者募集

ギンガク実行委員会では、町内のスタッフが会計・配宿・送迎・食事の手配等を、学生ら町外のスタッフが企画・広報・参加者募集等を担っています。

町外のスタッフの仕事をもう少し具体的にご説明しましょう。

　・企画

プロジェクトによって多少のちがいはありますが、「次にどんな作品をつくるか」「どんな条件を設けるか」「どうしたら町の人たちを巻き込めるか」といったことをみんなで議論して決めていきます。それを担当者中心に企画書にまとめ、実行委員会で承認してもらい、さらに検討と修正を加えながら、合宿での実施に向けて準備を進めていきます。

　・広報

参加者募集や合宿開催を告知するプレスリリース／フライヤー／ポスターを制作して各地に配布・掲示をする他、SNSやBlogでの情報発信もおこないます。また、合宿直前には各種媒体を活用して町内にも告知します。

　・参加者募集

参加の呼びかけだけでなく、事業の趣旨説明、内容についての打合せ・申込みフォームの取りまとめ・入金確認・キャンセル等の対応まで、合宿参加者と関わる部分はほとんどすべて町外スタッフが担っています。一見大変そうですが、合宿参加者とのコンタクトはもっともやりがいの感じられる部分でもあります。

③ メンバーの在住地はさまざま、どこからでも参加OK

町外とひとくちにいっても、メンバーの在住地はさまざまです。2015年12月現在のメンバーは千葉・東京・横浜・福岡ですが、かつては山形・埼玉・京都・大阪・兵庫にメンバーがいた時期もありました。

定員を決めたことはありませんが、だいたい6〜7人を保っています。基本的にミーティングは合議制で進みます。どうしても発言力や出席率に個人差は出ますが、誰かが一方的に指示を出して終わるということはありません。

④ 会議はLINE通話、だいたい夜

運営スタッフの会議にはLINEのグループ通話を利用しています。アルバイトや大学等との兼ね合いから、だいたい22:00前後からミーティングがスタートします。企画書や議事録などの書類整理も、某クラウドサービスを利用しています。仮に使ったことがなくても、使い方は簡単ですし、ほとんど無料で利用できるのでご安心ください。

なお、日常的な連絡についてはLINEのグループトークを利用しています（2017年12月現在）。

⑤ はっきり書きます、今のところ報酬はありません

今のところ、ギンガクに運営スタッフとして参加しても報酬は出ません。何度も検討しているものの、申し訳ありませんが人件費を出せるほどの予算が実行委員会にありません。

ただし、実行委員会に出席する際などの交通費は支給しています。これも在住地によっては全額というわけにいかないのが心苦しいところですが……。